Istanze online – Miur: cos’è e come funziona? Come registrarsi?

In un sistema sempre più digitale, in un’ottica di digitalizzazione e di semplificazione burocratica legata al sistema della Pubblica Amministrazione, non poteva non essere creato un sistema tale anche dalla pubblica amministrazione.

il Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca (MIUR) ha infatti messo appunto il nuovo progetto POLIS ovvero Presentazione Online delle Istanze.

Il Servizio Istanze OnLine (alias POLIS – Presentazione On Line delle Istanze) è un servizio che permette a di effettuare (in modalità digitale) la presentazione delle domande connesse ai principali procedimenti amministrativi con la pubblica amministrazione.

L’obbiettivo è duplice; da una parte velocizzare e semplificare tutta la procedura di invio delle istanze online da parte del personale della scuola, del personale ATA e dell’università. Dall’altro rendere sempre più semplice e immediata la comunicazione tra gli uffici del MIUR e il personale della pubblica amministrazione.

Il sistema POLIS si basa sul Codice dell’Amministrazione Digitale definito come CAD, il quale permette a tutti i cittadini di poter interagire con la Pubblica Amministrazione.

Lo possono fare utilizzando tutti gli strumenti offerti dalle tecnologie ICT in alternativa a quelle che sono le modalità tradizionali ovvero basate esclusivamente su moduli cartacei.

La normativa prevede differenti alternative, tutte atte a garantire (in modo sicuro) l’accesso ai servizi in rete delle pubbliche amministrazioni. Sarà possibile accedere al servizio tramite l’uso di normali credenziali di accesso:

• codice utente;
• password;

ovviamente queste devono essere le stesse che identificano il soggetto richiedente i servizi.

Prima di accedere al servizio si deve obbligatoriamente effettuare una l’identificazione fisica di fronte ad un pubblico ufficiale della persona a cui viene fornita l’abilitazione.

Istanze online: cos’ è e a cosa serve  POLIS?

Il sistema POLIS è il nuovo strumento obbligatorio per tutti quelli che vogliono presentare delle istanze online.

Il portale delle Istanze Online (Polis) permette quindi di presentare in forma del tutto digitale le seguenti domande:

• partecipazione ai concorsi nella scuola;
• richiedere la pensione;
• richiedere un trasferimento;
• visualizzare le graduatorie;
• comunicare direttamente con il MIUR.

Il sistema POLIS viene utilizzato principalmente da tutti coloro che desiderano lavorare nella scuola. E’ proprio grazie ad essa, tramite l’invio delle domande online, che si mette in atto la procedura semplificata per candidarsi ai concorsi.

Molti utilizzano questo sistema anche per ricevere aggiornamenti in tempo reale riguardanti il diario delle prove e la pubblicazione delle graduatorie.

Al fine di accedere al portale delle Istanze Online è necessario registrarsi online e procedere ad una fase di identificazione fisica davanti ad un pubblico ufficiale, come vedremo a breve.

Questi due step legati alla registrazione al portale POLIS, servono al fine di verificare l’identità del richiedente e confermare i dati inseriti.

Istanze online MIUR: come registrarsi online?

Al fine di accedere agli strumenti del portale Polis è necessario iscriversi prima online e poi procedere all’identificazione fisica come ti spiegheremo in seguito.

Al fine di effettuare la prima registrazione sul sito, l’utente deve essere in possesso di una casella di posta elettronica istituzionale ovvero di una casella di posta esclusivamente riservata al personale della scuola (MIUR) o di una e-mail personale (nel caso non si è dipendenti del MIUR).

Dovete anche avere a portata di mano un documento di identità e il codice fiscale o tessera sanitaria.

Per effettuare la registrazione basta collegarsi sul sito Istanzeonline, cliccando qui>>

Da qui si deve poi procedere con li cliccare sul pulsante “Accedi”.

Vi verrà richiesto di inserire le vostre credenziali (se già siete registrati o di procedere all’iscrizione).

Se siete registrati potete saltare questo passaggio, in caso contrario, continuate con la lettura.

Per registrarvi dovete seguire la procedura guidata e inserire i vostri dati personali richiesti.

Terminato questo primo passaggio, vi verrà inviata una email all’indirizzo inserito contenente il codice personale temporaneo e il modulo di adesione. Questi vi permettono di iniziare ad utilizzare alcuni strumenti presenti all’interno del sito Istanze Online.

La prima fase di registrazione online viene completata solo dopo che avrete confermato la ricezione del codice personale. Lo potete fare direttamente dalla vostra email, tramite il link contenuto all’interno.

Istruzioni per l’accesso al servizio

Al fine di accedere al servizio è necessario:

• essere in possesso di un’utenza valida per l’accesso al servizio Istanze Online;
• se non la si possiede cis i deve registrare;
• aver effettuato la procedura di abilitazione.

A questo punto, è possibile accedere al servizio. In questo caso si devono tener presente i seguenti elementi:

1. se l’utente non è già autenticato, ovvero se non ha effettuato il login, allora deve effettuare il login;
2. nel caso in cui è autenticato ma non è abilitato al servizio, viene invitato a d effettuare tale procedura;
3. nel caso in cui l’utente è autenticato ed è già abilitato al servizio, potrà direttamente accedere alla home page di Istanze OnLine.

Istanze online MIUR: procedura di abilitazione al servizio (codice attivazione e CP personale)

Nel caso di abilitazione del servizio, si devono inserire i dati richiesti. Solo al termine dell’inserimento dei dati è possibile scaricare e stampare il modulo di adesione. Puoi far questo premendo sul tasto Scarica modulo di adesione.

Sarà il sistema, in forma completamente automatica ad inviare una mail contente i seguenti elementi:

• Codice Personale Temporaneo;
• Modulo di adesione;
• Istruzioni per proseguire.

A seguito di ricezione della email, l’utente deve accede nuovamente al servizio. In questo caso, deve però, inserire il Codice Personale Temporaneo che gli è stato inviato tramite email e confermare la mail.

Ora, effettuato questo primo passaggio, l’utente si reca presso un istituto scolastico o un ufficio, in funzione dello specifico procedimento amministrativo. Qui deve effettuare l’identificazione fisica e la sottoscrizione del modulo di adesione in presenza del personale MIUR preposto che di conseguenza conferma l’abilitazione.

Cosa fare adesso? Attende che il sistema che invia una mail di conferma abilitazione al servizio.

A seguito di ricezione di tale email, l’utente accede al servizio ed effettua la modifica obbligatoria del Codice Personale Temporaneo. Fatto questo, l’utente è abilitato a presentare le istanze utilizzando il Codice Personale impostato al passo precedente.

ATTENZIONE!

Prima di procedere con l’abilitazione al Servizio occorre:

1. Disporre di un documento di riconoscimento in corso di validità; sono validi i seguenti documenti:
   1. carta di identità;
   2. passaporto;
   3. patente di guida;
   4. patente di guida rilasciata dalla Motorizzazione in formato carta di credito;
   5. tessera di riconoscimento, purché munita di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciata da un’amministrazione dello Stato.
2. Disporre del tesserino riportante il codice fiscale rilasciato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze;
   1. tessera sanitaria rilasciato dal Ministero della Salute;
3. Prendere visione della guida operativa.

Tenete presente anche che all’interno della email ricevuta dal MIUR è presente il modulo di adesione. Questo lo dovete prima stampare e poi presentare all’ufficio scolastico che effettua l’identificazione insieme alla copia del documento di identità che avete inserito nella procedura di registrazione online.

 E’ il personale incaricato che una volta effettuato il riconoscimento chiede all’utente di sottoscrivere il modulo di adesione. A seguito di questa procedura, viene confermata l’abilitazione del richiedente.

Se i due passaggi per la registrazione sono stati eseguiti correttamente, allora è possibile accedere all’area riservata e usufruire di tutti gli strumenti messi a disposizione del MIUR.

Istanze on line: assistenza

Puoi richiedere aiuto per la registrazione direttamente dal sito di Istanze online. Per tutti i problemi di natura tecnica riguardante ad esempio la registrazione al portale di Istanze on line come:

• mancata ricezione e-mail;
• recupero user e password;
• modifica e-mail di contatto, ecc.;

è sempre possibile contattare il numero di assistenza tecnica 080-926 7603 dal lunedì al venerdì dalle ore 8:00 alle ore 18:30

In merito ai problemi tecnici legati alla compilazione e alla presentazione delle domande come:

• errore dati anagrafici;
• servizio presenti a sistema, ecc.;

è bene rivolgersi presso la segreteria scolastica di servizio al fine di richiedere un ticket assistenza tecnica.

Infine, per tutte le informazioni di carattere generale e normativo inerenti alla presentazione delle domande è possibile contattare direttamente l’URP Ufficio Relazioni con il Pubblico telefonando al numero 06 58494500 dalle 10 alle 13 dal lunedì al venerdì e dalle 15 alle 17 dal lunedì al mercoledì. In alternativa è possibile inviare una e-mail all’indirizzo: urp@istruzione.it

L’area riservata del portale Istanze Online è suddivisa in più sezioni:

1. funzioni di servizio;
2. altri servizi e archivio;

grazie alla navigazione all’interno delle sottosezioni è possibile:

1. verificare i propri dati;
2. consultare le normative;
3. inviare la candidatura ai concorsi;
4. visualizzare le graduatorie;
5. visualizzare le scadenze amministrative.

Polis Novità e servizi MIUR

Da diverso tempo (un paio di anni ormai) l’home page del portale web POLIS si è rinnovato completamente. all’interno sono state apportate delle modifiche adatte all’accesso e alla registrazione sulla piattaforma, come anche alcuni servizi.

L’accesso ai servizi può essere effettuato direttamente dalla home page nuova, cliccando sul pulsante ‘Accedi’.

Ciascun utente dispone di una propria area riservata. Da qui è possibile gestire tutti i dati personali e il recapito email personale. Questa sezione la si potrà raggiungere solo tramite il menu ‘Utente’, evidenziato dal proprio nome e cognome, posizionato in alto a destra.

Username e password per accedere al servizio Istanze Online possono essere ottenute nelle seguenti modalità:

• chi già accede alla piattaforma POLIS con un’utenza di tipo cognome deve utilizzare le credenziali già in possesso. La password per accedere al servizio non è quella di accesso all’account di posta elettronica @istruzione.it.
  Se modificate la password dell’indirizzo mail le modifiche non sono apportate automaticamente sul portale Istanze Online.
  Per modificarla la PW basta andare all’interno dell’area e gestire la password POLIS e i dati personali, raggiungibile da Area Riservata –> I tuoi dati personali.
  In caso di problemi inerenti all’accesso o in caso di dimenticanza della password, si potrà impostarne una nuova utilizzando ‘Password dimenticata’;
• coloro che accedono accede al servizio Istanze Online con un’utenza di tipo MI devono invece continuare ad utilizzare le credenziali che sono già il loro possesso.
  La password per accedere alla piattaforma continua ad essere legata a quella utilizzata per l’account di posta elettronica @istruzione.it, per la postazione di lavoro e per il SIDI. 
  Eventuali problemi possono essere risolti contattando il servizio di assistenza anche tramite telefono;
• coloro che non hanno accesso a Istanze Online ma hanno una registrazione atta ad accedere ad uno dei servizi disponibili presente all’interno della sezione ‘Servizi accessibili con le stesse credenziali’, non deve effettuare una nuova registrazione.
  Infatti, potrà effettuare il login utilizzando username e password di cui è già in possesso e seguire la procedura per l’abilitazione.
  E’ possibile inoltre modificare la password e i dati personali da uno qualsiasi dei servizi a cui ha accesso.
  Le modifiche saranno recepite automaticamente dagli altri.
  per effettuare il recupero della password è possibile cliccare su ‘Password dimenticata’ o contattando telefonicamente l’assistenza;
• se non siete in possesso delle credenziali per accedere ad uno dei servizi indicati nell’area ‘Servizi accessibili con le stesse credenziali’ dovete effettuare una nuova registrazione, quindi tornare all’inizio di questa guida e seguire tutti i passi di registrazione, compreso anche quello di abilitazione del servizio.

E’ importante anche tenere presente che la procedura di abilitazione, per il personale della scuola, non richiede necessariamente la casella di posta elettronica @istruzione.it.

Tutto il personale MIUR scolastico di ruolo potrà anche abilitarsi utilizzando un recapito email personale.

Per i soggetti che utilizzano un indirizzo mail istituzionale, quest’ultimo viene considerato in automatico come indirizzo di riferimento per l’utenza nell’ambito delle Istanze Online, anche se si è impostata una email personale all’interno della sezione ‘Area Riservata –>I tuoi dati personali’.

Tra le novità del 2019 vi è anche la possibilità di accedere con le stese credenziali ai seguenti sistemi della pubblica amministrazione:

• Istanze OnLine;
• Iscrizioni online;
• Pago in rete;
• Portale della governance della formazione;
• Assistenti di lingua italiana all’estero.

>>CLICCA QUI PER SCARICARE LA GUIDA DI REGISTRAZIONE SU ISTANZE ONLINE 

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